مدیران جوان و متخصص انقلابی و ضرورتی بنام برنامه ریزی عملیاتی

مدافعان حقیقی تولید، اشتغال، صادرات، حفظ امنیت کشور و ارزش پول ملی همان مدیران جوان انقلابی هستند که متخصصین جهادی در برنامه ریزی‌های عملیاتی ملی و منطقه‌ای نیز می‌باشند.

وجود مدیران متخصص در حوزه برنامه ریزی و فرایند‌های آن، رابطه مستقیم وتاثیر گذاری در ارکان و سطوح مختلف جامعه داشته و تاثیرات آن از منظر توسعه وعدم توسعه، توسعه همگون و ناهمگون، عدالت واحساس عدالت برای جامعه هدف، بهروی، الویت بندی مسال و مشکلات، نیز حفظ، رشد و رقابت پذیری درسطح بین الملل و منطقه قابل توجه است.

به گزارش تابناک همدان،  با بهره مندی از مدیران متخصص در حوزه برنامه ریزی متمرکز (ملی) و غیر متمرکز (استانی / منطقه‌ای) و فرایند‌های آن امکان و شناخت نقاط ضعف، قوت، تهدید، فرصت، سرعت و همچنین بررسی همخوانی میزان رشد وآیندنگری با آینده پژوهی صورت گرفته و بررسی همگرایی آن با قوانین و مقررات بالا دستی (برنامه اول تا ششم وهفتم، اقتصاد مقاومتی، گام دوم انقلاب) می‌تواند نقش بسزایی برای یک کشور، استان و بنگاه‌های اقتصادی وصنعتی یا قشری خاص ایفا نماید.

در مجلس (ریاست واعضا کمیسون برنامه وبودجه)، دولت (معاون برنامه ریزی وریاست ومدیران سازمان برنامه وبودجه)، وزارتخانه ها، سازمان‌ها و شرکت‌های دولتی وخصوصی وبنگاه‌های اقتصادی، صنعتی وخدماتی از مدیران تحصیل کرده و باتجربه که عموما مدیران مهندس برنامه ریز مسلط به مدیریت‌های ریسک، بحران، استراتژیک، پروژه و مهندسی مالی (مهندسان صنایع) می‌توان استفاده کرد.

در کشور توجه به این موضوع مهم در بنگاه‌های اقتصادی بزرگ خصوصی بالای ۹۵ درصد و در بنگاه‌های کوچک ومتوسط کمتر از ۴۰، در شرکت‌ها وبنگاه‌های صنعتی ۳۰، خدماتی ۱۵ و در ارکان بزرگ وزارتخانه‌ها وسازمان‌های دولتی، استان‌ها و مجلس که از نیاز‌های ضروری می‌باشد به پایین‌تر از ۵ درصد میل می‌کند. 

متاسفانه در این بخش‌ها عموما افردی حضور دارند که دارای تجارب فرهنگی و تحصیلات زیر شاخه علوم انسانی هستند بعنوان مثال در صدر ارگان‌های برنامه و بودجه دولت و مجلس فرهنگیانی قرار گرفته اند که فاقد تخصص و تحصیلات مرتبط با برنامه ریزی می‌باشند و این مشکل تا جایی پیش می‌رود که بسیاری از سازمان‌ها وشرکت‌های خدماتی و دولتی به اشتباه از رشته‌های تحصیلی و افراد دارای تجربه در حوزه حسابداری جهت برنامه ریزی وتخصیص منابع استفاده می‌کنند و خطاتر اینکه اکثر چنین مدیرانی با واسطه‌های رانت حزبی، انتخاباتی، فامیلی و... در این مسند‌ها قرار می‌گیرند و نتیجه روشن عدم بهره وری و آینده نگری در برنامه ریزی، کسری بودجه و عدم مشتری مداری بعنوان چالش‌هایی هستند که بطور قطع استان، سازمان وشرکت‌ها با آن مواجه می‌گردند.

کافیست نگاهی گذارا به برخی موضوعات و مسائل گریبانگیر جامعه مانند نحوه افزایش نرخ بنزین، کمبود گاز و گرانی‌های تکراری گوجه فرنگی، تخم مرغ، گوشت و اقلام اولیه مصرفی‌ای مثل روغن خوراکی، مایع ظرفشویی ودستشویی و مشکلات مستمر ناشی از عرضه لاستیک و خودرو، عدم ثبات نرخ سود بانکی، قیمت ارز، وضعیت بورس بیاندازیم که هر یک می‌تواند به خودی خود تهدید امنیت وآرامش باشد.

سیرتکامل برنامه ریزی

برنامه ریزی یکی از اولویت‌های مهم مدیریت می‌باشد آثار بجای مانده از زندگی بشر اولیه در طی صد‌ها هزار سال پیش بیانگر آن است که انسان هیچگاه بی نیاز از برنامه ریزی نبوده است از بدوی و ساده‌ترین فعالیت‌های گروهی دررفع نیاز‌های نظیر شکار یا خوشه چینی گرفته تا جدیدترین و پیچیده‌ترین فعالیت‌های اقتصادی، اجتماعی و صنعتی که عمدتاً از اواخر قرن هفدهم و درچارچوب صنایع و بازرگانی بالید و در دوران انقلاب صنعتی متجلی شد.

هر یک از مراکز بزرگ تمدن باستان همچون چین، مصر، ایران، یونان و روم به سهم خود دارای برنامه ریزی‌های ضمنی بوده اند اولین برنامه ریزی توسعه به اوایل دوران زمامداری استالین در اتحادجماهیر سوسیالیستی شوروی سابق برمی گردد.

کمی پس از سال ۱۵۰۰ میلادی، عقاید ماکیاولی مبتنی بر لزوم استفاده حداکثری از هر چیز در خدمت حاکم، طرفداران زیادی یافت. 

در حدود سال ۱۶۵۰ میلادی، لویی چهاردهم، امپراتور فرانسه زندگی روزمره و شیوه حکومت خود را براساس یک زمان بندی دقیق قرار داده بود که طبیعتاً دستگاه دولت نیز تا حدودی ملزم به رعایت این برنامه ریزی بود. 

در اواخر قرن ۱۷ برنامه ریزی با اهدافی صرفاً اقتصادی متجلی شد - توماس هابز (Thomas Hobbes) دانشمند انگلیسی بر این باور بود که منافع افراد، انگیزه واقعی حرکات و فعالیت آنان است.

در قرن ۱۸ آدام اسمیت اقتصاد دان معروف انگلیسی اصل تخصیص، تفکیک و تقسیم کار را ارائه نمود. در سال ۱۸۳۲ چارلز بابیچ روش علمی مدیریت رو مورد تاکید قرار داد.

مدیریت علمی فردریک تیلور در اواخر قرن نوزدهم پدید آمد که چیزی جز یک ساختار برنامه ریزی و به تبعیت آن سازماندهی نبود دهه‌های میانی قرن بیستم شاهد دو نوع برنامه ریزی متمرکز برگرفته از نظام سوسیالیستی و برنامه ریزی غیر متمرکز، ناشی از نظام کاپیتالیستی بوده است.

برنامه ریزی از نظر دین مبین اسلام

دین مبین اسلام نیز به برنامه ریزی توجه خاصی دارد. در آیه شریف ۴۵ سوره مبارکه اعراف پروردگار متعال فرموده است: "به موسی در هر موردی پند دادیم و به او گفتیم آن‌ها را با قوت اجرا کن و به قوم خود فرمان ده که بهترین آن‌ها را انتخاب و اجرا نمایند" و این بدان معناست که در برنامه ریزی باید بهترین روش را انتخاب نمود و آن را با تمام توان انجام داد. 
همپنین قران کریم در آیه شریف ۴۷ سوره مبارکه یوسف می‌فرماید: "یوسف گفت ۷ سال پی در پی کشت کنید و آنچه را درو کردید جز اندکی را که می‌خورید در خوشه اش کنار بگذارید" 

نکات جالب درآیات شریفه فوق و مضنون مرتبط حاکی از آن است که: ۱- در برنامه ریزی باید بهترین روش را انتخاب نمود و آن را با تمام توان انجام داد ۲- آیندگری وبرنامه ریزی برای خروج از بحران داشت ۳- نباید از برنامه ریزی در تولید غافل بود.
 
تعاریف مختلف برنامه ریزی

آکاف معتقد است که نیاز به برنامه ریزی آنقدر روشن است که مشکل می‌توان کسی را علیه آن یافت. برنامه ریزی طرحی برای یک آینده مطلوب و راه‌های موثر وصول به آن می‌باشد (آکاف).

برنامه ریزی عبارت است از: ارائه طروقی برای عملیات آینده که متضمن نتایج معین با هزینه مشخص و در دوره زمانی معلوم است (سیریل هودسن).

برنامه ریزی فرایند مستمری است از تصمیمات سیستماتیک با در دست داشتن بهترین اطلاعات ممکن نسبت به آینده سازماندهی منظم، کوشش‌های لازم برای انجام این تصمیمات و سنجش و مقایسه نتایج بدست آمده با انتظارات، از طریق فراگرد بازخور) ایران ن‍ژاد پاریزی وساسان گهر).

برنامه ریزی شامل انتخاب از میان شقوق مختلف عملیات آینده برای کل موسسه و هریک از ادارات یا واحد‌های داخلی آن است (کونتز، ادانل و وایهریخ).

برنامه ریزی را نوعی تصمیم گیری آینده نگرانه می‌داند و آن را فرایند تصمیم گیری قبل از عمل قلمداد میکند (راسل آکوف).

برنامه ریزی شامل تعیین اهداف و انتخاب مناسب‌ترین وسیله رسیدن به ان هدف‌ها پیش از هرگونه اقدام است (لِیوناردگوداشتاین).

ویژگی‌های برنامه ریزی:
۱- برنامه ریزی ماهیتاً با پیش بینی همراه است اصولاً قبل از این که عملی انجام شود بایستی نوع کار و چگونگی انجام آن را معلوم کرد. 
۲ – برنامه ریزی یک نظام تصمیم گیری است. 
۳- برنامه ریزی بر نتایج مطلوبی تاکید دارد که در آینده بدست می‌آید. 
عملیات برنامه ریزی جهت ۶ عامل صورت می‌پذیرد: ۱- تعیین مسیر ۲- کاهش تآثیرتغییرات ۳- افزایش کارایی واثر بخشی ۴- تغییر محیط ۵- تدوین استاندار‌هایی برای تسهیل کنترل ۶- کاهش ضایعات واضافات.

ویژگی یک برنامه ریزی خوب ومؤثر:
۱- هدف‌های برنامه باید روشن، مشخص و قابل فهم باشد. 
۲- یک برنامه خوب باید ساده و جامع باشد 
۳- برنامه باید کاملاً متعادل و در عین حال قابل انعطاف باشد. 
۴- هر برنامه باید دارای محدودیت زمانی باشد. 
۵- برنامه باید با همکاری کارکنان تهیه شود. 
۶- وحدت برنامه ریزی از جانب مدیران مختلف مورد تاکیدقرار گیرد. 

طبقه بندی روش‌های برنامه ریزی:
الف) انواع برنامه ریزی از نظر تمرکز و عدم تمرکز عبارتند: 
۱- برنامه ریزی متمرکز 
۲- برنامه ریزی غیر متمرکز 
- در نظام متمرکز، معمولاً برنامه ریزی برای کل سیستم یا سازمان و یا کشور به صورت یکسان انجام می‌شود.
- در برنامه ریزی متمرکز سطوح پایین‌تر سازمان دخالتی در برنامه ریزی ندارند.
- در نظام برنامه ریزی متمرکز ارتباط به صورت یکطرفه و از جانب مقامات بالا به طرف مجریان در سطوح پایین جریان دارد.
- در نظام برنامه ریزی غیر متمرکز، تصمیمات در پایین‌ترین سطوح یعنی واحد‌های اجرایی اتخاذ می‌شود.
- در نظام برنامه ریزی غیر متمرکز، ارتباط به صورت دو طرفه و در تمام سطوح جریان دارد.
- در نظام برنامه ریزی غیر متمرکز توجه به نیاز‌ها، امکانات و انتظارات در مناطق مختلف کشور یا سازمان بیشتر لحاظ میشود. 

محاسن نظام برنامه ریزی متمرکز: 

۱- بعلت آنکه تصمیم گیری توسط عدة معدودی انجام میشود، تصمیم‌ها سریع‌تر اتخاذ می‌شود.
۲- تربیت و تأمین نیروی انسانی سریعتر انجام می‌شود.
۳- به خاطر آنکه همه استان‌ها و مناطق کشور از نظر مالی وابسته به مرکز هستند از بودجه و امکانات مالی نسبتاً یکسانی بهره مند می‌شوند.
۴- مشکلات و مسائل اجرایی مشابه و معدودی وجود دارد (وحدت دراتخاذ تصمیمات) 
معایب نظام برنامه ریزی متمرکز:
۱- به علت اتخاذ تصمیم توسط مدیران عالی و دور بودن آن‌ها از محیط اجرایی اکثر تصمیماتشان با نیاز‌ها، شرایط، امکانات موجود مطابقت نمی‌کند.
۲- به لحاظ آنکه برنامه‌ها بطور یکسان برای تمام نقاط کشور تهیه میشود نیاز‌ها و شرایط و امکانات محلی نادیده گرفته می‌شوند.
۳- در این برنـامه از فرصت بهره‌مند شدن ازنـظرات مجریان برنامه، به ویژه متخصصان و مدیران واحد‌ها محروم می‌مانند. 
۴- میزان آزادی عمل در برآوردن نیاز‌های محلی و حل و فصل مسائل مالی و اداری در این نوع برنامه کم است.
۵- در صورت وجود نقص در این برنامه‌ها، زیان حاصله شامل تمام کشور یا سازمان می‌شود.
۶- مجریان و مدیران قادر نیستند که برنامه‌های ابلاغی را در راستای پاسخگویی به نیاز‌ها و شرایط و امکانات محلی تغییر دهند. 

محاسن نظام برنامه ریزی غیر متمرکز 

۱- تصمیم گیری‌ها توسط افرادی انجام میشود که با محیط سازمانی آشنایی دارند.
۲- به نیاز‌ها و تفاوت‌های انسان‌ها توجه بیشتری معطوف می‌شود.
۳- به نیازها، مختصات، شرایط و کمیت و کیفیت منابع و امکانات محلی و منطقه‌ای توجه بیشتری می‌شود.
۴- آزادی بیشتر و ارتباط آسان‌تر بین مسئولان، برنامه‌ها و مجریان برنامه‌ها قرار دارد.
۵- برنامه ریزی با شرکت مسئولان و مجریان برنامه در سطوح مختلف انجام می‌گیرد و در نتیجه نظرات و پیشنهادات و راه حل‌های آن‌ها را شامل می‌شود. 

معایب نظام برنامه ریزی غیر متمرکز

 ۱- وجود اختلاف نظر‌ها و تفاوت در سلیقه‌ها و در نتیجه اشکالات در تصمیم گیری‌ها 
۲- کندی و عدم هماهنگی در تصمیمات اتخاذ شده در سطوح و واحد‌های مختلف
۳- مشکلات متنوع و متفاوت، به ویژه در راه ایجاد هماهنگی و ارتباط 
۴- احتیاج به وسایل و مواد متنوع‌تر و فراوان‌تر 
۵- صرف هزینه‌های بیشتر، دوباره کاری و گرانتر تمام شدن برنامه ریزی برای کل جامعه 
۶- لزوم ایجاد یک سازمان نظارت کننده، هماهنگ کننده و وحدت دهنده.

ب- برنامه ریزی ازنظر استراتژیک، تاکتیکی و عملیاتی (معیار‌های تشخیص):
۱- افق زمانی: 
۲- دامنه تأثیرات (کل سازمان / بخش‌های سازمان / واحد‌های سازمان) 
۳- سطح تصمیم گیری برنامه ریزی استراتژیک معمولاً در سطوح بالاتر سازمان تصمیم گیری می‌شود. 
وجوه افتراق برنامه ریزی استراتژیک و عملیاتی: 
برنامه ریزی استراتژیک به منافع آتی سازمان توجه می‌نماید. اما برنامه ریزی عملیاتی به منافع فعلی واحد‌ها توجه دارد.

برنامه ریزی عملیاتی نسبت به برنامه ریزی استراتژیک بطور نسبی مخاطرات کمتری دارد.
برنامه ریزی عملیاتی بیشتر بر بازدهی و کارایی (انجام درست کار) تاکید دارد، ولی در برنامه ریزی استراتژیک اثر بخشی و انتخاب اهداف مناسب مد نظر می‌باشد (یعنی انتخاب کار‌های درست)
در برنامه ریزی عملیاتی روش‌های کار غالباً تجربه شده و متکی به دستاورد‌های گذشته است در حالی که برنامه ریزی استراتژیک روش‌های نو و تجربه نشده را نیز مورد مطالعه قرار می‌دهد.
در برنامه ریزی استراتژیک ساختار، شرایط و محیط متغیر فرض میشود بنابراین تصمیمات باید با انعطاف بیشتر اتخاذ شود، ولی در برنامه ریزی عملیاتی ساختار و شرایط محیطی دارای ثبات نسبی فرض می‌شود و انعطاف پذیری تصمیمات کمتر است.

مدل‌های برنامه ریزی:
 
مراحل برنامه ریزی مدل آندروگرین

۱- تجزیه و تحلیل وضعیت موجود: (در سه زمینه بررسی می‌کند) - نیاز مرتبط مردم چیست؟ - خدمات و منابع مرتبط - سیاست‌ها و خط مشی‌های
۲- تعیین اولویت‌ها (اهداف کلی و اهداف ویژه ت
۳- ارزیابی حق انتخاب
۴- برنامه ریزی
۵- اجرا و پایش
۶- ارزشیابی

مدل کونتز و وایهریخ (مراحل عمومی برنامه ریزی):

۱- آگاه بودن نسبت به فرصت‌ها 
۲- تعیین هدف‌ها
۳- تعیین پیش فرض‌های لازم برای برنامه ریزی 
۴- تعیین شقوق مختلف عملیات: بررسی و تشخیص راه حل‌های مختلف 
۵- ارزیابی شقوق مختلف
۶- انتخاب یک شق (راه حل) 
۷- تنظیم برنامه‌های فرعی (کمکی یا پشتیبانی): تعیین برنامه‌هایی که برای پشتیبانی از برنامه اصلی ضروری است.
۷- نشان دادن برنامه‌ها در قالب اعدادو ارقام از طریق بودجه بندی.


مراحل کلی برنامه ریزی "الگوی تطبیقی " 

۱- گام صفر (اقدامات مقدماتی)
- انتخاب تیم برنامه ریز، سازماندهی گروه، کسب مهارت برای برنامه ریزی در زمینه مورد نظر از طریق برگزاری کارگاه‌های آموزشی، تمرین کار گروهی و.
۲- تحلیل وضعیت موجود 
الف – تحلیل محیط داخلی
- نیروی انسانی- تجهیزات و تسهیلات-پول و سرمایه- فضا‌ها (مکان فیزیکی) - مدیریت-فرهنگ سازمانی 
ب – تحلیل محیط خارجی: ۱- اختصاصی (عرضه کنندگان، رقبا، مشتری، سرمایه داران، قوانین و مقررات) ۲ –عمومی (فرهنگی اجتماعی، سیاسی، اقتصادی، امنیتی و نظامی، جغرافیایی (اهداف تجزیه و تحلیل وضع موجود 
یک برنامه ریزی منسجم وبا نگاه آینده حتما شناخت کافی و وافی به حال (وضع موجود) دارد
الف- شناختن نقاط قوت وضعف 
ب- شناختن فرصت‌ها و تهدید‌ها 

۳- M.V.V.G. & O (چشم انداز- مآموریت – ارزش – هدف... برنامه عملیاتی از ارکان یک برنامه ریزی می‌باشد یعنی مشخص شدن پیش نیاز‌های یک برنامه می‌باشد وهمچنین آنچه یک برنامه رابه هدف می‌رساند همانا منابع – فرایندها- زمان وعاملان ومسولین وهمکاری بین فعالیت می‌باشد
 Mission. Vission. Value. Gols and Objective 
۴- تعیین اهداف برنامه: تعیین اهداف کلی و تفصیلی اولویت بندی اهداف 
تکنیک‌های کمی و کیفی آینده نگری از جمله تحلیل روند، روش دلفی و .. 
۵- تصمیم گیری در مورد کلیات برنامه 
تعیین راه‌های گوناگون نیل به اهداف برنامه، ارزیابی شقوق مختلف و انتخاب بهترین روش 
۶- پیش بینی رویداد‌های آتی یا آینده نگری استفاده از
۷- فازتدوین عملیاتی: تعیین مسئولیت‌های اجرایی (چه 
کسی)، ارائه راهکار‌های اجرایی (چگونه)، تخمین بودجه، تسهیلات، تجهیزات و سایر منابع مورد نیاز، زمان بندی اجرا (چه وقت)، مکان اجرا (کجا)، ضمانت اجرا (پاداش‌ها و تنبیهات) 
۸- اجرا و پایش برنامه‌ها: 
اجرای برنامه‌ها در عمل و کنترل مستمر بر نحوه اجراء از طریق فنون کنترل (روش‌های آماری کنترل بودجه ای، نمودار گانت، کنترل نقاط بحرانی (CPM) 
۹- ارزشیابی و اعمال اصلاحات 

برنامه عملیاتی چیست؟

برنامه عملیاتی در واقع سر رسید سازمان و بازوی اجرایی برنامه ریزی استراتژیک است در حالیکه برنامه ریزی استراتژیک در تعیین دور نما و مسیر حرکت برای آینده کمک می‌کند این مهم تحقق نخواهد یافت مگر از طریق برنامه ریزی عملیاتی که دور نما و مسیر حرکت سازمان را زنده و پویا نگه می‌دارد
• دونکته مورد توجه و مجزا دربرنامه عملیاتی، برنامه‌ها و فرایند‌ها می‌باشند. برنامه عملیاتی در واقع یک سند و مدرک با نتایج – اختصاصی مشخص در یک دوره زمانی (معمولاً یک سال)
 می‌باشد. 
• همچنین برنامه عملیاتی دارای فعالیت‌های اختصاصی همراه با منابع لازم برای آنها، جهت حصول نتایج می‌باشد. 
• فرایند برنامه ریزی عملیاتی در واقع درگیری مستمر و مداوم مجریان، مدیران و کارمندان کلیدی در تهیه برنامه‌های عملیاتی برای کل سازمان و نیز برای واحد‌های اختصاصی سازمان می‌باشد. 
• از نقاط قوت اختصاصی این فرایند، تاکید آن بر روی برنامه ریزی تیمی می‌باشد که از طریق پیگیری تشکیل جلسات منظم و باسازماندهی خوب دنبال می‌شود. این خصوصیت موجب ایجاد اعتماد سازمانی و تعهد نسبت به برنامه عملیاتی می‌گردد. 
برنامه عملیاتی قسمت نهایی مدیریت در هر سازمان می‌باشد و اهداف آن عبارتند از:
 رسیدن به نتایح کوتاه مدت عملی 
نتایج کوتاه مدت شامل نتایج مالی، عملکرد فروش تکامل محصول جدید، بازار و مشتریان جدید و توسعه نیروی انسانی می‌باشد. البته به این قسمت‌ها محدود نمی‌شود. این نتایج و اهداف لازم است نسبت به آنچه که در برنامه ریزی استراتژیک در نظر گرفته شده اند، جزئی ترو اختصاصی‌تر شوند. 
- استفاده از جزء سالی جاری (تقویم) در برنامه استراتژیک یک سازمان 
برنامه عملیاتی اولین وسیله‌ای است که برنامه استراتژیک را به فعلیت در می‌آورد، بنابراین باید به نحو دقیقی هماهنگ و ادغام یافته با برنامه استراتژیک باشد. 
- تضمین این امر که تمامی قسمت‌های سازمان با هم به طرف جلو هدایت می‌شوند: 
- درگیر نمودن و ایجاد تعهد در تمام افراد کلیدی جهت دستیابی به اهداف سازمانی 
اجزای برنامه عملیاتی چیست و چگونه این اجزاء با همدیگر تطابق می‌یابند؟ 
برنامه عملیاتی از شش جزء اصلی تشکیل شده است (تحلیل عملیاتی – نواحی نتایج کلیدی – شاخص‌های عملکردی – اهداف عملیاتی – برنامه‌های کاری – بودجه ها) این مدل قیفی شکل است (از بالا به پایین)، این واقعیت را نشان می‌دهد که برنامه ریزی مدیریتی و تصمیم گیری از قسمت گشاد و کلی آن به طرف قسمت باریک و اختصاصی‌تر حرکت می‌نماید. مسیری که فرایند برنامه ریزی طی می‌کند از جزء وسیع شروع و رفته رفته به قسمت باریکتر و اختصاصی تر، ختم می‌شود. 
تحلیل عملیاتی چیست؟ 
تحلیل عملیاتی یک ارزیابی در سطوح اجرایی از عملکرد سازمان و مسائل عمده آن است که در سال‌های آتی نیز ذاتاً تاثیر گذار خواهد بود. 
این ارزیابی، ارتباط کلیدی بین برنامه استراتژیک و تکامل برنامه عملیاتی را فراهم می‌نماید. همچنین فرصت‌ها و تهدید‌های کوتاه مدت، در قابلیت دسترسی به منابع و اولویت‌های اصلی را که تیم برنامه ریزی برای استقرار برنامه در سال آتی بدان نیاز دارد بررسی می‌کند. 
 نیاز‌های استراتژیک بلند مدت سازمان را با الزامات عملیاتی کوتاه مدت ادغام می‌نماید، تمرکز مستمر روی حل تعدادی از نتایج حساس را از طریق فرایند برنامه ریزی تضمین می‌کند، اطلاعات پایه از اهداف واقعی و فعالیت برنامه‌هایی که تهیه می‌شود را در اختیارما قرار می‌دهد.

 باعث فراهم آوردن فهم و توافق در میان اعضای تیم برنامه ریزی بر روی مسائل مهمی می‌شود که سیمای سازمان را نشان می‌دهد

تحلیل عملیاتی چه مراحلی دارد؟ 
چهارمرحله اصلی در مدیریت تحلیل عملیاتی با نام‌های زیر بترتیب در اجرا آورده شده است. 

۱- Identify issues ۲- Prioritize issues ۳- Analyze issues ۴- Summarize issues
• تعیین لیست مشکلات: تهیه فهرست جامع توسط اعضای تیم از مسائل احتمالی تاثیر مهمی بر روی عملکرد عملیاتی در سال آتی دارد. 
• اولویت بندی مسائل: ابتدا باید تیم برنامه ریزی در باره ۳ تا ۶ مورد از مهمترین مسائل عملیاتی که احتمالاً بزرگترین اثر را در کل سازمان دارند، به توافق برسند. 
در مورد مسائل مهم دیگر که از حساسیت کمتری برخوردارند، می‌توان فعالیت در مورد چنین مسائلی را به واحد و یا واحد کار مشخص واگذار کرد.
۳- تحلیل مساله
• جمع بندی مسائل: در این مرحله لازم است مسائل اختصاصی و دوره‌های فعالیت نسبی لازم برای حل آن‌ها مستند شودو این نتایج و جمع بندی‌ها به وسیله اطلاعات حاصل از مراحل قبلی، حمایت شود 

تعیین نواحی نتایج کلیدی شاخص‌های عملکردی:
نواحی نتایج کلیدی به صراحت معرف خود می‌باشند. نواحی نتایج کلیدی در واقع محل‌هایی هستند که برای عملکرد موثر در سازمان وجود این نواحی ضروری می‌باشد. 
اگر سازمان بخواهد به طور موفقیت آمیزی ماموریت خود را انجام دهد و به محصولات مورد انتظار از طریق برنامه عملیاتی برسد، موفقیت‌های داخل این نواحی الزامی می‌باشد. نواحی نتایج کلیدی همه آنچه که سازمان انجام می‌دهد را پوشش
 نمی‌دهد این نواحی عنوان‌های اصلی را مشخص می‌نماید. 
۱- به طور کلی ۴ تا ۶ محل اصلی داخلی که برای عملکرد سازمان در طی سال آتی الزامی می‌باشند، مشخص شوند. بعضی از نواحی نتایج کلیدی مثل درآمد، فروش و تولید ممکن است به طور مداوم در هر برنامه عملیاتی مد نظر قرار گیرند. 
۲- نواحی نتایج کلیدی، هر دو واحد‌های مالی و غیر مالی را شامل می‌شود. 
۳- نواحی نتایج کلیدی در حمایت مستقیم برنامه استرات‍ژیک سازمان خواهند بود
• نواحی نتایج کلیدی در تمام برون داده‌های سازمانی را پوشش نمی‌دهند، ولی تعدادی از نواحی بحرانی که فعالیت‌های اولویت دار در آنجا مدیریت شود را بایستی مشخص نمایند. 
هدف شاخص‌های عملکردی:
شاخص‌های عملکردی، عواملی قابل اندازه گیری در داخل نواحی نتایج کلیدی هستند که می‌توانند در اولویت بندی اهداف، سودمند واقع شوند به طور کلی شاخص‌های عملکردی، تشخیص آن چیزی است که باید اندازه گیری شود، نه این که چه مقدار و چه وقت. 
شاخص‌های عملکردی حداقل چهار مزیت در فرایند برنامه ریزی دارند. 
- انتخاب عوامل قابل اندازه گیری مربوط به اهدافی که لازم است در این زمان اولویت بندی شوند 
- برقراری گام‌های عملی اختصاصی برای دستیابی به اهداف 
- پیگیری عملکرد مربوط به اهداف و فعالیت برنامه
- خطوط راهنما برای تعیین شاخص‌های عملکردی: 
- در شرایط طبیعی، شاخص‌های عملکردی باید دارای معیار‌های زیر باشند. 
۱- شاخص‌های عملکردی، قابل اندازه گیری هستند و به هنگام مرتب نمودن اهداف در داخل واحد‌های کلیدی انتخاب می‌شوند. 
مشخص کردن فهرستی از عوامل قابل اندازه گیری موجود در هر ناحیه کلیدی 
۲- این شاخص‌ها می‌توانند در ارتباط با هرکدام و یا تمام موارد زیر انتخاب شوند: 
- موارد اصلی و عمده مثل درآمد، سود، کل درآمد نقلیه و تعداد مشتریان خدمت گرفته 
 درصد‌ها مثل سود، سهم فروش، فروش تولید ات جدید، ترخیص بموقع، مشتریان جدید 
 دستاورد‌های مهم، مثل اجرای برنامه‌های عمده، گواهینامه ها، شناسایی جامعه یا صنعت و فراگیری فنون 
 مشکلات حل شونده، مثل موجودی کالا، نقایص کیفیت 
۳- شاخص‌های عملکردی تعیین می‌کنند که چه چیزی باید اندازه گیری شود و مقدار و جهت اندازه گیری را تعیین نمی‌کند.

انتخاب اهداف عملیاتی: 
• اهداف عملیاتی کدامند واز کجا سرچشمه می‌گیرند؟
• اهداف عملیاتی، مفاهیم و نتایج قابل اندازه گیری برای اجرا و انجام در محدوده زمانی برنامه عملیاتی (معمولاً یک سال می‌باشد)
• یکی از مقاصد تعیین اهداف سازمانی اولویت بندی موفقیت‌ها و دستاورد‌های قابل پیش بینی و مشخص می‌باشد.
• برای بیشتر سازمان‌ها ۴ تا ۶ هدف با طرح‌ها و برنامه‌های کاری مکتوب، مطلوب است. 
چطور به اهداف عملیاتی برسیم:
۱- هدف نویسی با کلمه‌ای که بصورت مصدری و به دنبال خود یک فعالیت و یا فعل عملیاتی را به دنبال دارد شروع می‌شود. 
۲- هدف باید مشخص کننده یک نتیجه خاص قابل اندازه گیری باشد. 
۳- هدف باید یک موعد مقرر یا فاصله زمانی مشخص تا زمان تحقق داشته باشد 
۴- حداکثر هزینه عوامل را مشخص نماید 
۵- تا آنجا که ممکن است خاص، کمی (و بنابراین قابل سنجش و قابل (ثبات) باشد. 
۶- چه چیزی و چه زمانی را مشخص سازد و از وارد کردن چرا و چطور در تحقق اهداف اجتناب شود. 
۷- در حمایت مستقیم از استراتژی سازمان و یا هماهنگ با آن و دیگر برنامه‌های سطح بالای سازمان باشد. 
۸- در عین حال که سخت کوشی را می‌طلبد، ولی منطقی و قابل حصول باشد. 
تهیه برنامه‌های کاری: 
برنامه‌های کاری ابزار‌های اختصاصی جهت نیل به اهداف بوده بایستی پنج جزء زیر را در برداشته باشند: 
- گام‌های اختصاصی یا فعالیت‌های لازم 
- تعیین مسئول اجرای هریک از گام‌های اختصاصی یا فعالیت‌ها
- زمان تحقق گام‌های اختصاصی یا فعالیت‌ها 
- نتایج مورد نیاز اختصاص یافته به منظور انجام فعالیت‌ها 
حفظ روز پس خوراند برای پایش پیشرفت هریک از فعالیت‌ها
بیشتر برنامه‌های کاری با توجه به میزان سادگی یا پیچده بودن امور دارای ۵ تا ۱۰ گام یا فعالیت اصلی می‌باشند کمتر از ۵ فعالیت نشان می‌دهد که ملاحظات کافی در تعداد فعالیت‌های لازم صورت نگرفته است و بیش از ۱۰ مورد نشان می‌دهد که بیشتر به جزئیات پرداخته شده است تا فعالیت‌های درست و مناسب 
اهداف برنامه کاری چیست؟ 
اولین و مهمترین هدف برنامه کاری روشن کردن ماهیت آن چیزی است که برای دستیابی به اهداف بایستی اتفاق افتد با وجود بدیهی بودن این مورد، اهمیت این ملاحظات زمانی معلوم می‌شود که بعضی موارد نادیده گرفته شوند. معمولاً این گونه واماندگی موقعی اتفاق می‌افتد که افراد انجام فعالیت‌های مورد انتظار را فراموش نمایند. برای مثال یک پروژه به این علت که افراد نتوانند یک تماس تلفنی مهم برقرار نمایند و یا فراموش کردن یک تست اختصاصی، با نرسیدن بموقع یک قسمت ازاطلاعات حیاتی یایک قطعه کلیدی، یا از میان رفتن تعهد افرادی که معمولاً قابل اعتماد بوده اند به تاخیر بیافتند یا اصلاً انجام نشود؛ بنابراین ارزش برنامه کاری در سطح سازمان یا واحد، تضمین انجام فعالیت‌های است که نباید فراموش شوند. 
دومین هدف برنامه کاری آزمایش و معتبر کردن خود اهداف می‌باشد. اهداف معمولاً براساس نتایج مطلوب و بدون هیچ گونه تضمین واقعی که دستیابی به آن‌ها را نشان دهد. پایه گذاری می‌شوند. 
برنامه کاری اساس و پایه بسیار منطقی جهت اطمینان از موارد زیر را فراهم می‌نماید: 
- آیا اهداف به طور معقول در دوره زمانی برنامه تحقق می‌یابد؟ 
- آیا دانش و مهارت‌های ضروری برای انجام برنامه در سازمان وجود دارد؟ 
- آیا منابع لازم در دسترس است و یا می‌تواند تامین گردد؟ 
- آیا تمام اطلاعات ضروری فراهم شده است؟ 
- آیا موارد دیگر وجود دارد که لازم است در نظر گرفته شوند؟ 
انتخاب اهداف عملیاتی:
اهداف عملیاتی کدامند و از کجا سرچشمه می‌گیرند. اهداف عملیاتی بیانگر نقطه مرکزی هر برنامه عملیاتی است، ۳ جزء اول فرایند برنامه ریزی عملیاتی (تحلیل عملیاتی، نتایج کلیدی و شاخص‌های عملکردی) اطلاعات لازم برای تدوین اهداف را به ما می‌دهند دو جزء باقیمانده دیگر (برنامه کاری بودجه) وسایل و امکانات لازم برای تحقق اهداف را تامین می‌نمایند. 
هدف سوم برنامه کاری کمک به عنوان یک وسیله ارتباطی برای دیگر افراد داخل سازمان می‌باشد که لازم است در اقدامات و فعالیت‌های در نظر گرفته شده همکاری نمایند یا تحت تاثیر قرار گیرند. شکل زیر یک روش موثر برای تهیه برنامه کاری را نشان می‌دهد. 
روش تهیه برنامه کاری 
۱- فعالیت‌های پیشنهادی در پاسخ به سوالات زیر را تعیین نمائید. 
- چه فعالیت‌ها یا نتایجی احتمالاً در دستیابی به این اهداف شرکت خواهند داشت؟ 
- چه مشکلات اختصاصی، موانع و یا مسائلی نیاز دارند که به منظور دستیابی به اهداف حل شوند؟ 
- چه اقدامات مرتبی برای حل این مشکلات لازم است؟ 
- به چه روش‌های مختلفی این هدف می‌تواند تجزیه شود (مثل دوره‌های زمانی، بخش واحد، سطح مسئولیت، محل جغرافیایی) 
۲- در این زمان بر روی ترکیبی از این فعالیت‌ها برای دستیابی به هدف به توافق برسید
۳- این فعالیت‌ها را به مراحلی از ۵ تا ده گام اصلی تبدیل نمائید به نحوی که هر مرحله بر روی یک نتیجه اصلی متمرکز باشد و احتمالاً می‌تواند هدف یک فرد یا واحد باشد. 
۴- برای هر مرحله فعالیت موارد زیر را تعیین نمائید. 
 مسئول – اصلی و سایرین 
 تقویم – شروع و اتمام 
 منابع – پول و زمان 
 روند پس خوراند 
۵- تجدید نظر برنامه کاری پیشنهاد شده با سطوح پایین در سازمان و دیگر افرادی که نقش کلیدی در برنامه دارند به منظور معتبر نمودن و همچنین توافق و حمایت از آن‌ها 
تهیه برنامه کاری 
هدف: هدف اختصاصی عملیاتی برای فعالیتی که فراهم شده است، نوشته می‌شود. 
مراحل فعالیت: پنج تا ده فعالیت اصلی یا وقایع اصلی یا وقایع و اقدامات اصلی که لازمه دستیابی به هدف است، نوشته می‌شود. 
مسئوولیت: شامل افراد خاص (یا واحد‌های خاص) که مسئوول انجام هر یک از مراحل کاری هستند، این فرد در واقع مسئوول نهایی انجام فعالیت در هر مرحله می‌باشد و سایرین شامل هر فرد دیگری است که در مرحله خاصی دارای نقش کلیدی می‌باشد. 
تقویم: محدوده زمانی است که باید مراحل کاری در آن محدوده انجام شود زمان شروع در واقع زمانی را تعیین می‌نماید که فعالیت باید در آن زمان شروع شود و زمان تکمیل در واقع زمانی است که باید آن فعالیت یا وقایع به اتمام برسد. 
منابع: در نظر گرفتن کل هزینه برای تکمیل هریک از مراحل کاری یا فعالیت می‌باشد. هزینه در واقع شامل تمام هزینه‌ها به جز نیروی انسانی می‌باشد، مثل تجهیزات، مواد، سیستم و پشتیبانی. 
زمان: در واقع مقدار و زمان کاری صرف شده از طرف کارکنان می‌باشد که برای تکمیل هریک از مراحل کار صرف می‌گردد (معمولاً به ساعت یا روز نوشته می‌شود) و به منظور تامین اطلاعات لازم برای تدوین و تعیین نیاز نیروی انسانی و هزینه به طور مجزا در نظر گرفته می‌شوند. 
روند پس خوراند:
 این روند شامل روش‌های اختصاصی است. (یا شاید لازم باشد که تهیه شوند). برای تامین اطلاعات لازم جهت پیگیری پیشرفت برنامه در هریک از مراحل، روند پس خوراند می‌تواند از ساده‌ترین آن‌ها به صورت یک جلسه گزارش دهی یا اطلاع رسانی تا درگیر نمودن سیستم اطلاعات تکامل یافته برای تهیه گزارش متغیر باشد. 
جمع آوری را می‌توان با تهیه یک فهرست شامل کار‌هایی که باید انجام شوند (چک لیست)، به هنگام آماده نمودن برنامه عملیاتی نهایی انجام داد. تکمیل چنین فرم‌هایی به تضمین فراموش نشدن عوامل کلیدی در برنامه کمک می‌کند. شکل‌های ۳-۶ و ۴-۶ مثال‌هایی از برنامه‌های کاری در نظر گرفته شده برای دو هدف اختصاصی را نشان می‌دهد. 
برنامه‌های کاری در واقع وسیله و ابزاری هستند که نحوه دستیابی به اهداف را نشان می‌دهند. این برنامه‌ها دارای مراحل و یا فعالیت‌های مورد نیاز، مسئول اجرا، زمان لازم برای انجام فعالیت و منابع مورد نیاز می‌باشند. تهیه برنامه کاری به صورت یک و یا ترکیبی از روش‌های تعیین وقایع یا فعالیت‌های اختصاصی روش تحلیل یا حل مساله و یا یک سری از اهداف کوچکتر و کوتاهتر صورت می‌گیرد. علاوه بر این برنامه‌های کاری، در نحوه دستیابی به اهداف و همچنین در آزمون و معتبر کردن اهداف و به عنوان یک وسیله جهت برقراری ارتباط با قسمت‌های دیگر سازمان کمک می‌نمایند. 
تلفیق بودجه‌ها در برنامه عملیاتی:
بودجه، بودجه است و برنامه، برنامه و این دو هرگز به هم نمی‌رسند و هیچ داد و فریادی در این مورد در هیچ سازمانی نباید باشد. 
بین بودجه و بودجه بندی تفاوت وجود دارد. بودجه مدرک و سندی است که برنامه عملیاتی را در عبارات و اصطلاحات مالی و پولی بصورت جزء به جزء بیان می‌کند. هدف آن تهیه چهارچوب مالی از پیش تعیین شده است که در آن سازمان می‌تواند به اهداف خود برسد. 
بودجه بندی فرایندی است جاری و مستمر که بافعالیت‌های از قبیل تعیین، تخصیص و کنترل منابع مالی لازم برای نیل به اهداف سازمان همراه می‌باشد. 
هدف بودجه بندی چیست؟ 
اهداف اصلی بودجه بندی به عنوان ابزار مدیریت که آخرین جزء در فرایند برنامه ریزی عملیاتی است عبارتند از: 
۱- بهینه کردن مصرف منابع محدود مالی برای رسیدن به نتایج مطلوب 
۲- فراهم کردن امکانات مالی مستمر برای برنامه 
۳- تمرکز و تاکید بر موارد اولویت دار که اهمیت مالی بیشتری برای سازمان دارند. 
۴- در نظر گرفتن جلسه اضافی برای ارتباط، مشارکت و وارد شدن در فرایند برنامه ریزی و بودجه بندی 
بدین ترتیب بودجه بندی یک ارتباط حیاتی در کل فرایند برنامه ریزی عملیاتی برقرار می‌کند و این ارتباط حیاتی در واقع با سایر اجزای برنامه عملیاتی را تضمین می‌کند.

سه نقش اصلی بودجه بندی در فرایند برنامه ریزی عملیاتی: 
۱- تعیین سطح منابع مالی لازم برای رسیدن به اهداف برنامه 
۲- اختصاص منابع مالی موجود برای تضمین مصرف بهینه آن‌ها در انجام اهداف برنامه 
۳- کنترل مصرف منابع موجود برای تضمین تحقق اهداف برنامه 

نتیجه گیری:
بودجه بخش تکمیلی برنامه عملیاتی است برای اطمینان از این که بودجه و برنامه در طول فرایند برنامه ریزی عملیاتی لحاظ گردد. لازم است یک فرایند بودجه بندی موثر مد نظر قرار گیرد. تاکید ما بر روی فرایند بودجه بندی است نه بر روی تهیه بودجه بودجه بندی به عنوان یک فرایند جاری از تعیین، تخصیص (از جمله هماهنگی یا برنامه عملیاتی) و کنترل منابع مالی به منظور نیل به اهداف سازمان تعریف شده است. 

بکارگیری موثر و کارآمد فرایند بودجه بندی به ارائه واقع گرایانه بودجه در وهله اول و نیز ماندن در محدوده آن زمانی که تعیین شد، بستگی دارد. 

سه منبع موجود عمده و مهم اطلاعات که می‌تواند به مدیران در تهیه و کنترل بودجه کمک کند عبارتند از: برآورد واقع گرایانه منابع لازم برای نیل به اهداف و اجرای برنامه‌های عملیاتی، استفاده از استاندارد‌ها و نسبت‌ها و ضرایب تاریخی قابل اعتماد و بررسی عملکرد بودجه برای برنامه ریزی. 

تصمیم گیری تخصیص بودجه براساس تامین نیاز‌ها برای انجام و نیل به اهداف سازمان، تعادل و هماهنگی نیاز‌های کوتاه مدت و بلند مدت و تضمین تامین بودجه کافی برای محدوده حمایتی بحرانی انجام می‌گیرد. درباره نقش نهایی در فرایند بودجه و کنترل مدیریت منابع در جلد سوم این دوره از کتاب‌ها بحث خواهد شد. 

توجه به عدالت وتوسعه با بیت المال حتما نیاز به یک مدیر ومتخصص در ارکان اصلی در قوای سه گانه نیاز می‌باشد
جهت جلوگیری از واگرایی برنامه‌ها با اهداف واسناد با لادستی نیاز به برنانه ریز وفرایند علمی باتجربه می‌باشد.

برنامه ریزی با اهداف کلان جامعه وکشور نیاز به برنامه ریزی غیر متمرکز دارد لیکن جهت برنامه‌های منطقه واستانی ونگاه به پتانسیل وظرفیت آنهاجهت توسعه بر مبنای عدالت نیاز به برنامه غیر متمرکز دارد.

در برنامه ریزی وتخصیص بودجه بدون شناخت به الویت‌های جامعه وکشوروعدم محاسبه مدیریت ریسک ان‌ها عدم انجام برنامه‌های عملیاتی می‌باشد.

یک برنامه ریزی خوب ودیدن همه جوانب با فرایند معتبر ومدیر با تجربه وتحصیل مرتبط در سطح ملی بالابردن سرمایه اجتماعی وامنیت ورقابت پذیری در منطقه وسطح بین الملل را در برداردو در سطح یک بنگاه اقتصادی رشد برندورقابت پذیری ومشتری مداری ونهایتا سود بالا ونفوذ در کشور‌ها وفرهنگ سازی وتمدن ساری را در بر دارد.

 

بهرام هاشمی

مشاور و کارشناس ارشد اقتصادی، صنعتی وبرنامه ریزی